Otai Gizlilik Politikası

1. Biz kimiz?

1.1 Otai, Türkiye’de kurulmuş Çallıoğlu İnşaat Turizm Sanayi ve Ticaret A.Ş. ("Otai", "biz" veya "bizim") tarafından işletilen bir konaklama iletişim ve operasyon platformudur.

1.2 Tescilli merkez adresi: Sedir Mahallesi, 725. Sokak No: 2, Muratpaşa, Antalya, Türkiye Vergi dairesi / numarası: Antalya Kurumlar Vergi Dairesi / 2270065139 Gizlilik iletişim adresi: info@otai.app İnternet sitesi: https://otai.app/tr

1.3 Bu Politika; bir kişinin Otai internet sitesini ziyaret etmesi, bizimle iletişim kurması, bir işletme hesabını yönetmesi, Otai platformunu kullanması veya WhatsApp dâhil Otai destekli bir kanal üzerinden işletme müşterilerimizden biriyle iletişim kurması sırasında kişisel verileri nasıl işlediğimizi açıklar.

2. Farklı veri koruma rollerimiz

2.1 Rolümüz işleme bağlamına göre değişir:

2.2 Bir Müşteri İşletmeyle iletişim kuran son kullanıcıysanız, görüşme ve ilgili hizmet bakımından öncelikle söz konusu işletmenin gizlilik bildirimi geçerlidir. İşlemenin içeriğiyle ilgili olarak önce bu işletmeyle iletişim kurunuz. Sözleşmemiz ve uygulanabilir hukuk uyarınca geçerli taleplerin karşılanmasında işletmeye yardımcı oluruz.

1. Müşteri iletişimleri ve operasyon içeriği: Otai kullanan konaklama, seyahat, hizmet veya turizm işletmesi gibi bir işletme ("Müşteri İşletme"), misafirleri, potansiyel müşterileri ve diğer son kullanıcılarıyla neden ve nasıl iletişim kuracağını kural olarak kendisi belirler. Müşteri İşletme normalde bu verilerin veri sorumlusudur; Otai ise Müşteri İşletmenin belgelenmiş talimatları doğrultusunda veri işleyen/hizmet sağlayıcı olarak hareket eder.
2. Otai’nin kendi işletme faaliyetleri: Otai; internet sitemizi işletmek, kurumsal hesap oluşturmak ve yönetmek, hizmet güvenliğini sağlamak, sözleşme ve faturalama süreçlerini yürütmek, destek sunmak, hukuka uymak ve hukuki hakları korumak veya tesis etmek amacıyla kullanılan veriler bakımından veri sorumlusudur.
3. Müşterinin veri işleyen olduğu durum: Müşteri İşletme başka bir veri sorumlusu adına veri işliyorsa Otai, Otai Veri İşleme Eki kapsamında alt veri işleyen olarak hareket edebilir.

3. İşlediğimiz kişisel veriler

3.1 Yalnızca aşağıda açıklanan amaçlar için makul ölçüde gerekli verileri işleriz. Otai’nin yapılandırmasına göre bunlar şunları içerebilir:

3.2 Kullanıcılardan tam ödeme kartı verisi, finansal hesap erişim bilgisi, sağlık kaydı veya diğer gereksiz gizli ya da hassas bilgileri WhatsApp veya Otai üzerinden göndermelerini istemeyiz. Bu tür verileri serbest metin mesajlarına eklemeyiniz. Kullanıcının hassas veriyi kendiliğinden bir talebe eklemesi hâlinde bu veriyi yalnızca Müşteri İşletmenin talimatları doğrultusunda ilgili talebi iletmek ve ele almak, uygulanabildiği ölçüde hayati menfaatleri korumak veya hukuka uymak için gerekli olduğu kadar işleriz.

1. ad, kurumsal e-posta adresi, kurumsal telefon numarası, görev unvanı ve işveren;
2. hesap kimliği, rol, erişim yetkileri, kimlik doğrulama kayıtları ve giriş geçmişi;
3. şirket, sözleşme, abonelik, ödeme ve fatura bilgileri;
4. destek talepleri, toplantı notları ve bizimle yapılan iletişimler;
5. Mesajlaşma entegrasyonu verileri: işletme hesabı ve telefon tanımlayıcıları, onaylı şablonlar, bağlantı durumu ve erişim bilgileri.
6. denetim, faaliyet, güvenlik ve yönetim kayıtları.
7. entegrasyon üzerinden sunulan telefon numarası ve WhatsApp profil/görünen adı;
8. kullanıcının göndermeyi seçtiği mesaj içeriği, ek veya medya;
9. mesaj üst verileri, zaman damgaları, teslim/okunma durumu ve görüşme kimlikleri;
10. dil tercihi ve iletişim tercihleri;
11. Müşteri İşletme veya kullanıcı tarafından sağlanan rezervasyon, konaklama veya hizmet referansı;
12. talep, şikâyet, geri bildirim, hizmet ihtiyacı ve bunlardan oluşturulan operasyon görevleri;
13. yetkili Müşteri İşletme personelinin eklediği yanıt ve notlar;
14. Müşteri İşletmenin Otai üzerinden kaydettiği izin, iletişimden çıkma ve iletişim engelleme bilgileri.
15. IP adresi, tarayıcı ve cihaz türü, işletim sistemi, tarih/saat, yönlendiren sayfa ve talep edilen URL;
16. oturum, hata, teşhis, güvenlik ve ağ kayıtları;
17. çerez, tarayıcı depolaması aracılığıyla tutulan kimlik doğrulama ve oturum kimlikleri;
18. dil, arayüz, çerez ve gizlilik tercihleri;
19. girişten sonra devam edilmesi için cihazda geçici saklanan sohbet isteği;
20. etkinleştirildiğinde, gerektiğinde rızaya tabi analitik için kullanım olayları, ziyaretçi/oturum tanımlayıcıları ve sayfa etkileşim kayıtları.
21. form, e-posta, tanıtım, destek veya satış talepleri aracılığıyla iletilen bilgiler;
22. olayları incelemek, kötüye kullanımı önlemek, hukuki talepleri yanıtlamak, sözleşmeleri uygulamak veya hukuki hakları tesis etmek için gerekli kayıtlar.

4. Verileri nasıl elde ederiz?

4.1 Verileri şu kaynaklardan elde ederiz:

1. doğrudan Müşteri İşletmeler, yetkili kullanıcıları, internet sitesi ziyaretçileri ve destek kişileri;
2. WhatsApp veya etkinleştirilmiş başka bir kanal üzerinden Müşteri İşletmeyle iletişim kuran son kullanıcılar;
3. Müşteri İşletmenin yetkilendirdiği mesajlaşma entegrasyonları üzerinden elektronik olarak;
4. tarayıcılar, cihazlar, sunucular ve güvenlik sistemleri üzerinden otomatik olarak;
5. Müşteri İşletmenin hukuka uygun biçimde Otai’ye bağladığı entegrasyonlar.

5. Verileri kullanma amaçlarımız ve hukuki sebepler

5.1 Uygulanabilir hukuka ve rolümüze göre kişisel verileri şu amaçlarla kullanırız:

5.12 Otai veri işleyen olarak hareket ettiğinde hukuki sebebi Müşteri İşletme belirler ve uygulanabilir müşteri sözleşmesi ile Veri İşleme Eki üzerinden bize talimat verir.

5.13 Kişisel verileri satmayız. WhatsApp Business Solution verilerini reklam profilleri oluşturmak için kullanmayız. Mesaj içeriğini, üst verileri veya WhatsApp Business Solution verilerinin anonim, toplu ya da türetilmiş herhangi bir biçimini ortak veya genel amaçlı bir yapay zekâ/makine öğrenimi modeli oluşturmak, eğitmek ya da geliştirmek için kullanmayız. Bir yapay zekâ alt veri işleyeni, içeriği yalnızca ilgili Müşteri İşletme için sözleşmeli Otai yanıtını veya iş akışını üretmek amacıyla ve sağlayıcının bu içerikle model eğitmesini yasaklayan sözleşmesel kısıtlamalar altında işleyebilir.

6. Yapay zekâ destekli işleme

6.1 Otai; bir talebi yorumlamak, Müşteri İşletme bilgilerini bulmak, yanıt taslağı hazırlamak, içeriği çevirmek veya özetlemek, operasyonel niyeti belirlemek ve bir görevi yönlendirmek ya da oluşturmak için otomatik dil ve sınıflandırma sistemleri kullanabilir. Sonuç hatalı veya eksik olabilir. Müşteri İşletmeler; özellikle güvenlik, sağlık, hukuk, ödeme, iptal, erişilebilirlik veya önemli sonuç doğuran diğer konularda uygun insan denetimi ve insan desteğine açık bir geçiş yolu sağlamalıdır.

6.2 Otai, son kullanıcı hakkında hukuki veya benzer ölçüde önemli sonuç doğuran yalnızca otomatik kararlara yönelik değildir. Müşteri İşletme önemli ölçüde farklı bir kullanım yapılandırırsa gerekli hukuki değerlendirme ve bilgilendirmeden kendisi sorumludur ve Otai’yi Koşullarımıza veya talimatlarımıza aykırı kullanamaz.

7. Veriler kimlere aktarılır?

7.1 Verileri yalnızca makul ölçüde gerekli olduğu durumlarda şu taraflara açıklayabiliriz:

7.2 Kullandığımız hizmet sağlayıcı kategorileri yukarıda ve Otai Veri İşleme Eki’nde açıklanmıştır. Veri işleyenlerin verileri yalnızca sözleşmeli hizmet için işlemesini, korumasını ve uygulanabilir gizlilik ve güvenlik yükümlülüklerine uymasını şart koşarız. Sağlayıcıların somut tüzel kişilikleri, sözleşme veya mevzuat gerektirdiğinde yetkili Müşteri İşletmelere ya da yetkili mercilere açıklanır.

1. ilgili Müşteri İşletme ve yetkili personeli;
2. yetkilendirilen kanalları işletmek ve mesajları iletmek için mesajlaşma platformu sağlayıcıları;
3. barındırma, veri tabanı, kimlik doğrulama, analitik, güvenlik, performans/hata izleme, loglama, destek, iletişim ve yapay zekâ çıkarım hizmeti sağlayan sözleşmeli alt veri işleyenler;
4. gizlilik yükümlülüğü altındaki profesyonel danışmanlar, denetçiler ve sigortacılar;
5. açıklamanın hukuken zorunlu veya hakları ve güvenliği korumak için gerekli olduğu durumlarda kamu kurumları, mahkemeler veya kolluk birimleri;

8. Yurt dışına aktarım

8.1 Otai Türkiye’den işletilmektedir; bazı hizmet sağlayıcılar veya Meta/WhatsApp sistemleri verileri başka ülkelerde işleyebilir. Kısıtlı bir aktarımdan önce sorumlu taraf uygulanabilir hukuka uygun bir aktarım mekanizması kullanmalıdır. Taraflara ve uygulanabilir hukuka göre bu mekanizma; yeterlilik kararı, ilgili Türk KVKK standart sözleşmesi, AB Standart Sözleşme Maddeleri, Birleşik Krallık Eki, onaylanmış başka bir güvence veya arızi aktarım için kanunen izin verilen bir istisna olabilir.

8.2 Otai veri işleyen olarak hareket ettiğinde yurt dışına aktarım yalnızca Müşteri İşletmenin belgelenmiş talimatı doğrultusunda veya Veri İşleme Eki ve uygulanabilir hukukun izin verdiği başka bir şekilde yapılır. Aktarım güvenceleri Müşteri İşletmenin veri sorumlusu sıfatından doğan yükümlülüklerini ortadan kaldırmaz.

9. Saklama ve imha

9.1 Kişisel verileri yalnızca belirtilen işleme amacının, Müşteri İşletmenin belgelenmiş yapılandırma veya talimatlarının, sözleşmesel gerekliliklerin ve uygulanabilir hukukun gerektirdiği süre boyunca saklarız. Saklama ihtiyacı, verinin niteliğine ve işlenme sebebine göre gözden geçirilir.

9.2 Uygulanabilir amaç ve hukuki dayanak sona erdiğinde veya uygun olduğu ölçüde sözleşmenin sona ermesi ya da geçerli bir silme talimatı sonrasında ilgili veri silinir, yok edilir, iade edilir veya geri döndürülemez biçimde anonimleştirilir. Korunan yedeklerde kalan veriler olağan kullanımdan ayrılır ve felaket kurtarma, güvenlik, mevzuata uyum veya hukuki talepler için geri yükleme ya da saklama gerekmedikçe uygulanabilir yedek silme döngüsünde kaldırılır.

9.3 WhatsApp yetkilendirme bilgileri ve tokenlar, ilgili bağlantı ve erişim ihtiyacı sona erdiğinde iptal edilir veya silinir. Sınırlı işletme, faturalama, sözleşme, güvenlik, destek, denetim, açık rıza geri çekme ve iletişimden çıkma kayıtları; hukuki yükümlülüklere uymak, hakları tesis etmek veya savunmak, olayları incelemek, uyumu ispatlamak ve iletişim tercihlerini uygulamak için gerekli olduğu sürece saklanabilir; ardından güvenli biçimde silinir veya geri döndürülemez biçimde anonimleştirilir.

9.4 Bir kişiyle makul biçimde yeniden ilişkilendirilemeyen ve geri döndürülemez şekilde anonimleştirilmiş bilgi kişisel veri değildir ve istatistik ile hizmet güvenilirliği amacıyla saklanabilir. Takma adlandırılmış veya yalnızca maskelenmiş veriyi anonim kabul etmeyiz.

10. Güvenlik

10.1 Kişisel verileri korumak için erişim kontrolleri, şifreleme, kimlik doğrulama, kötüye kullanımın önlenmesi, güvenlik kayıtları ve olay müdahale tedbirleri uygularız.

11. Tercihleriniz ve haklarınız

11.1 Uygulanabilir hukuka göre bir kişi; işleme hakkında bilgi alma, verilere erişme, verileri düzeltme veya sildirme, işlemeyi kısıtlama veya işlemeye itiraz etme, açık rızayı geri çekme, verileri taşınabilir biçimde alma, belirli otomatik kararlara itiraz etme ve yetkili kuruma şikâyette bulunma haklarına sahip olabilir.

11.2 Bir Müşteri İşletmeyle yapılan görüşme için önce ilgili işletmeyle iletişim kurunuz. Ayrıca info@otai.app adresinden bize ulaşabilirsiniz. Talepleri ölçülü şekilde doğrularız; veri işleyen olduğumuz durumda talebi ilgili Müşteri İşletmeye yönlendirir veya işletmeye yardımcı oluruz. Açık rızanın geri çekilmesi, geri çekmeden önce hukuka uygun yapılan işlemeyi etkilemez ve bazı kayıtlar hukukun gerektirdiği veya izin verdiği durumlarda saklanabilir.

11.3 WhatsApp iletişiminden çıkma talimatları https://otai.app/tr/whatsapp-izinleri adresinde yer almaktadır.

Veri silme ve entegrasyon bağlantısını kaldırma

Otai’nin veri sorumlusu olduğu kişisel verilerin silinmesini talep etmek için info@otai.app adresine “Otai Veri Silme Talebi” konulu e-posta gönderiniz. Otai’de kullandığınız iletişim bilgisini, ilgili Müşteri İşletmeyi veya hesabı ve verinin bulunmasına yetecek açıklamayı yazınız. Gereksiz gizli bilgi veya resmî kimlik belgesi kopyası göndermeyiniz. Talep sahibini ve diğer kullanıcıları korumak için gerektiğinde ölçülü doğrulama isteyebiliriz.

İlgili Müşteri İşletmenin veri sorumlusu olduğu durumlarda talebi bu işletmeye yönlendirir veya veri işleyen olarak yardımcı oluruz. Otai’nin veri sorumlusu olduğu durumlarda geçerli talep, uygulanabilir hukukun gerektirdiği süre içinde değerlendirilip sonuçlandırılır. Yalnızca hukuki yükümlülük, güvenlik ihtiyacı veya bir hakkın tesisi, kullanılması ya da korunması gerektiriyorsa veri saklanabilir; bu ihtiyaç sona erdiğinde kalan veri silinir, yok edilir veya geri döndürülemez biçimde anonimleştirilir.

Yetkili işletme yöneticisi, ilgili Meta/WhatsApp işletme ayarlarından Otai bağlantısını kaldırabilir veya info@otai.app adresinden destek isteyebilir. Doğrulanmış bağlantı kesme işleminden sonra Otai entegrasyon üzerinden yeni veri işlemeyi durdurur ve erişim bilgilerini iptal eder veya siler. Bu işlem Müşteri İşletme ya da Meta/WhatsApp tarafından bağımsız tutulan verileri silmez; bu kayıtlar ilgili tarafların kendi süreçleri üzerinden ele alınmalıdır.

12. Çerezler

12.1 Çerezler ve benzeri cihaz depolama teknolojileri web sitesi, otel uygulamaları ve gömülü sohbete göre farklılık gösterir.

12.2 Etkinleştirildiğinde analitik, kullanım verilerini ve oturumları yeniden görüntülemek ve kullanım kolaylığını iyileştirmek için tıklama ve kaydırma gibi etkileşimleri kaydedebilir. Açık rıza gerektiren isteğe bağlı teknolojiler, ilgili tercih alınmadan etkinleştirilmez.

12.3 Ayrıntılar ve sunulan tercihler: https://otai.app/tr/cerez-politikasi. Rızanızı info@otai.app veya ilgili Müşteri İşletmeyle iletişime geçerek her zaman geri çekebilirsiniz.

13. Diğer gizlilik bilgileri

13.1 Otai’nin kurumsal hizmetleri çocuklara yönelik değildir.

14. Bu Politikadaki değişiklikler

14.1 Bu Politikayı hukuki, teknik veya hizmet değişikliklerini yansıtmak amacıyla güncelleyebiliriz. Güncellenen metni yeni yürürlük tarihiyle yayımlar ve önemli bir değişiklik ayrıca bildirim gerektiriyorsa gerekli bildirimi yaparız. Önemli yeni bir işleme amacı, uygun hukuki sebep ve bilgilendirme olmadan geçmişe etkili uygulanmaz.

15. İletişim

15.1 Çallıoğlu İnşaat Turizm Sanayi ve Ticaret A.Ş. Sedir Mahallesi, 725. Sokak No: 2, Muratpaşa, Antalya, Türkiye E-posta: info@otai.app

15.2 Türkiye’deki ilgili kişiler için ayrıca https://otai.app/tr/kvkk adresindeki KVKK Aydınlatma Metnini inceleyiniz.